שלב ההתארגנות לפרויקט, הגדרות מפורטות למניעת עיכובים פרויקט בניה מתחיל ברגע קבלת ההחלטה על הבניה, ולא בתחילת הבניה בפועל. עוד בטרם תינעץ היתד הראשונה בקרקע יש להתמודד עם מספר רב של משימות בירוקרטיות ותכנוניות (הגדרות פרטי הפרויקט), שרק לאחר השלמתן תוכל להתחיל בפועל את הבניה באתר עצמו תכנון הפרויקט בכל היבטיו. קבלת רישיונות והיתרים, הכנת תכניות מפורטות וסגירת חוזים עם קבלני הניהול והביצוע ואנשי המקצוע, הן כולן משימות לא פשוטות שאורכות זמן. חשוב להקפיד שמרבית הפרטים, המידע והמשאבים יהיו מוכנים עבור בעלי המקצוע השונים לפני תחילת העבודות בשטח, כך שלא ייווצר מצב בו תאלץ לעצור את העבודות או לעכב בעלי מקצוע שונים. התארגנות נכונה והכנה מושלמת של כל הנדרש תחסוך לך בשלב זה עד 3 חודשים.

אחד הגורמים החשובים ביותר לקיצור תהליכי עבודה, קשור לרמת הפירוט בתוכניות הבניה, ולרמת התיאום בין תוכניות העבודה השונות של הבית. ככל שתכניות העבודה לבעלי המקצוע השונים תהיינה ברורות יותר ותכלולנה את כל הפרטים הרלוונטיים לאותם בעלי מקצוע, כך יתאפשר לעבוד בצורה "זורמת" יותר. עליה לקרקע עם תכניות חלקיות או תכניות שאינן מפורטות דיין, תגרור לעצירת תהליך הבנייה, והמתנה לתכנון הפרטים הנדרשים. תכנון פרט בודד עשוי לקחת מספר ימים , וכשמדובר במספר פרטים אף למעלה מכך. שלב תאום התוכניות. זהו שלב קריטי שעוזר לבחון האם כל הפרטים נלקחו בחשבון והאם יש התאמה מלאה בין העבודות השונות שתוכננו לבית. שלב זה אם יבוצע כהלכה עשוי לחסוך לך מבחינת לוח הזמנים עד חודשיים .

תכנון פרטני של שלבי הפרויקט, תתי שלביו, הגורמים המשתתפים, המשאבים הנדרשים וכדומה, יקנו את היכולת לגרום למספר בעלי מקצוע ומתכננים לעבוד במקביל לאורך הפרויקט ובכך לתרום רבות לקיצורו. עבודות רבות לאורך הבנייה יכולות להתבצע במקביל אחת לשנייה ואין סיבה אמיתית מלבד חוסר יעילות לבצען באופן טורי, כלומר אחת אחרי השנייה. עבודה במקביל דורשת תכנון מדויק ובקיאות רבה בפרטי התהליך. מנהל הפרויקט יוכל לתכנן את צעדיו הבאים מראש, לתזמן בעלי מקצוע וספקים, ולאתר מבעוד מועד סטיות או חריגות מלו"ז התכנון שהכין. איתור חריגות בשלבים המוקדמים שלהן, ימנע את הגדלת החריגה מהלו"ז, יוביל לתיקון מהיר של השגיאות שבוצעו ויקצר משמעותית את זמן הביצוע הכללי של הפרויקט. החיסכון בזמן בעקבות תכנון ביצוע איכותי יכול להגיע עד חודשיים.

חוזי העבודה וניהול נכון של הפרויקט הם גורמים המשפיעים מאד על קיצור תהליכי הפרויקט. יש פעמים בהם כדאי אפילו לשלם מעט יותר תמורת התחייבות חוזית לאספקה מהירה ובזמן. ספק או בעל מקצוע שאינם מחויבים ללוח זמנים מדויק בחוזה, יכולים לעכב את הפרויקט כולו, במיוחד כאשר מדובר בבעלי מקצוע שעבודתם מהווה שלב הכרחי לעבודתם של בעלי מקצוע אחרים. נדרש לבצע הסכמי עבודה עם לוחות זמנים מחייבים וקנסות לחריגות בזמן כמנוף למוטיבציה לסיום בזמן בשלב זה אפשר לחסוך עד 3 חודשים.

ביצוע ישיבות תיאום בשטח העבודה הן חלק הכרחי לשמירה על לוח הזמנים המדויק של הפרויקט. אין צורך להיגרר לישיבות ארוכות בחדרי ישיבות מרוחקים ובזבוז זמן יקר מחוץ לאתר העבודה. בשיחת תיאום של מנהל הפרויקט בין כל בעלי המקצוע המיועדים לעבוד באתר באותו יום, כך שכל אחד מהם יבין וידע את המצופה ממנו במהלך יום העבודה יעזור לקידום וחיסכון בזמן מדי כמה שבועות פגישה כללית לתיאום ואינגרציה בהם יעורבו גם הגורמים המתכננים כמו האדריכל והמהנדס. שלב הסנכרון בעל משמעות אדירה להצלחת הפרויקט. ככל שהתיאומים יהיו יעילים יותר וברורים יותר, כך יחסכו יותר ימי עיקוב, תיאום כזה יחסוך עד חודשיים. במונחים של תהליך הבניה, וההשלכות הכספיות הנגזרות מהזמן הזה – מדובר על חודשים רבים.